بسم الله الرحمن الرحيم

جمهورية السودان

الهيـــــئة القضــــــــــــائية

المكتب الفني للمحكمة العليا

          التاريخ : 1/6/1987م

النمرة : م . ف / عمومي / 1-1   

نظراً للممارسات الجارية في عمل التوثيقات والتي صاحبها الكثير من الأخطاء والمثالب وعدم تقييد الموثقين بالضوابط والقواعد الواجب أتباعها عند أجراء التوثيقات وإبرام العقود مما نتج عنه أتخاذ العديد من الإجراءات الجنائية في مواجهة عدد من الموثقين وهو مسلك كان يجب أن ينأى عنه الموثقون وأن لا يضعوا أنفسهم في هذه المزالق باعتبارهم جزءً لا يتجزأ من حماة الحلق والعدل في هذه البلاد .

وبما أن مهنة المحاماة ركن أساسي لرسالة تصرف العدالة واصبحت أوثق المهن ارتباطاً بكل ما في الحياة وبكل ما يتصل بالمجتمع لأنها خدمة عامة مرتبطة بمصالح المواطنين وحقوقهم ومهنة تقوم على المثل السليمة والشرف والسلوك القويم ورسالة تقوم على الكفاءة والنزاهة والشرف.

أصدر هذا المنشور لتنظيم الممارسات المتعلقة بإبرام التوثيقات في ضوء القواعد الثابتة التي تستند إلى القانون وميثاق أخلاقيات المهنة وحتى لا يقع الموثق تحت طائلة المساءلة القانونية والمهنية ، وعلى جميع الموثقين العمل بمقتضى الضوابط الواردة فيه ضماناً لسلامة الممارسة وبما يليق بمهنة المحاماة ويحفظ لها قدسيتها وكرامتها .

أولاً : على الموثق الالتزام بالإجراءات الصحيحة والدقيقة عند إصدار أي توثيق يقوم تحريره والتقيد بالقواعد الشكلية والموضوعية  في إبرام العقود من أثبات توقيعه وختمه على التوثيق وإلصاق الدمغات الرسمية ودمغات المحاماة المقررة ويتحتم على الموثق الاسترشاد بروح الانضباط والحيطة والحذر اللازم توفرهم لدى أصدرا أي إجراء قضائي .

(2)

        ثانياً : يمتنع على الموثق القيام بإجراءات التوثيق إلا بمكتبه المعد لذلك خصيصاً ولا يجوز له الانتقال إلى أماكن الدلالات وصالات العرض واستخدام الوسطاء واستجداء الأطراف أو أتباع مسلك يتجافى مع كرامة المهنة .

        ثالثاً : على كل موثق الاحتفاظ بسجل لكل التوثيقات التي يصدرها يشتمل على التفاصيل الآتية :-

1. أرقام متسلسلة تصاعدية للتوثيقات حسب تاريخ صدورها .
2. طرف أو أطراف التوثيق وعناوينهم .
3. ملخص لموضوع التوثيق والأمر الذي تناوله .
4. أسماء الشهود الذين وقعوا على التوثيق وعناوينهم .
5. التواريخ التي صدرت فيها تلك التوثيقات .

رابعاً : على الموثق التأكد من أن أطراف التوثيق وشهودهم يدركون أدراكاً تاماً محتويات ذلك التوثيق بدون أدنى غموض أو لبس حفاظاً على حقوقهم وأن يتم التوثيق بحضور الأطراف المعنية شخصياً أو من ينوب عنهم بتوكيلات صحيحة .

خامساً: يجب على الموثق بعد صياغة التوثيق تلاوته على الأطراف المعنية وأمام شهودهم مع أخذ بطاقاتهم أو جنسياتهم أو هوياتهم الأخرى الدالة على شخصياتهم . ويجب على الموثق تحديد القيمة أو المقابل في التوثيق منعاً للنزاعات المستقبلية بين الأطراف .

سادساً : في حالة التوثيق المتعلق بعقار يجب على الموثق الحصول على شهادة بحث جديدة لا تتجاوز شهرين تثبت حق الطرف المتصرف في العقار للتيقن من واقع السجل وللتأكد من سلامة الإجراءات .

سابعاً : في حالة التصرفات المتعلقة بالأموال المنقولة ، يحظر عدم القيام بأي توثيق ما لم يكن المنقول مسجل في أسم البائع وذلك منعاً لتبادل التوثيقات المختلفة والمقدمة كسند للملكية تفادياً للجرائم المرتكبة في هذا الجانب .

ثامناً : لا يجوز عم توثيقات جاهزة أو معدة مسبقاً لدى أي موظف أو سمسار أو وسيط ويجب على الموثق أن يباشر التوثيق بنفسه وأن يضع ختمه بنفسه وعليه أن يحتفظ بختمه في مكان أمين ولا يضعه في مكان يكون عرضه للاستعمال أو الاستغلال من أي شخص أخر .

(3)

   تاسعاً : على الموثق تسليم أصل لصاحب المصلحة وصورة للطرف أو الأطراف الأخرى والاحتفاظ بصورة أو أكثر في ملف يخصص لذلك .

عاشراً : تنشأ لجنة تسمى لجنة المراقبة ، ويكونها رئيس القضاء من ثلاثة أعضاء من مجلس نقابة المحامين ولجنة الشكاوى ، وتقوم اللجنة بالتفتيش على أماكن الموثقين ودفاتر قيد التوثيقات ويجوز للجنة الحق في أن تطلب من رئيس القضاء إيقاف أي موثق من مزاولة التوثيق إذا تبين لها أنه لا يلتزم بالقواعد المبينة في هذا المنشور أو في ميثاق أخلاقيات المهنة وعلى اللجنة النظر في الشكاوى المتعلقة بالتوثيق لغرض التأكد من مراعاة الضوابط المذكورة أعلاه مع القواعد والأسس التي أشار أليها ميثاق أخلاقيات المهنة باعتبار أن التوثيق عمل قضائي في المقام الأول ويجب أن يباشر بالدقة والأمانة الكاملة ، وعليه  التقيد بهذه الأسس أو مخالفتها يعطى اللجنة المشكلة والمشار أليها آنفاً الحق في أن تطلب من رئيس القضاء سحب التوثيق .

والله أسأل أن يوقفنا لما فيه الخير وتحقيق العدالة وصون حقوق الناس

        صدر تحت توقيعي في اليوم/السادس /من شهر شوال 1407هـ

الموافق /الأول /من شهر نوفمبر 1987م

السيد / محمد ميرغني مبروك

رئيس القضـــــــاء