رئاسة القضــــاء

المكتب الفني

التاريخ : 6/ يوليو 1992م.                                   

النمرة : م ف / عمومي / 1-1

رغم الضوابط التي سبق إصدارها بالمنشورين 1/87 و 1 / 88 لتنظيم أعمال التوثيقات ، فقد ظهرت جوانب تصور وتجاوزات عديدة في هذا المجال من السادة المحامين الموثقين ، مما يقتضي وضع ضوابط تفصيلية محكمة لتنظيم أعمال التوثيق على النحو التالي:

أولاً: تفسير:

1. اللجنة الاتحادية: يقصد بها اللجنة التي يكونها رئيس القضاء للإشراف على أعمال التوثيقات في السودان وكذلك على أعمال لجان الولايات.
2. لجنة الولاية: يقصد بها اللجنة التي يشكلها رئيس القضاء للإشراف على أعمال التوثيقات وعلى الموثقين بالولاية.
3. الموثق: يقصد بها المحامي الذي يمنحه رئيس القضاء سلطة التفويض لحلف اليمين والتصديق على المستندات، وفق المادة 6 من الأمر الأول من الجدول الأول الملحق بقانون الإجراءات المدنية لسنة 1983م.
4. الوثيقة: يقصد بها أي محرر أعد لإثبات حقوق أطرافها أو تصرفاتهم القانونية.
5. مركبة: يقصد بها أي عربة أو موتر سايكل أو جرار أو شاحنة أو أي وسيلة نقل أخرى تعمل بالوقود في البر أو الجو أو البحر ويشترط القانون تسجيلها لإثبات ملكيتها.

ثانياً: لجان مراقبة التوثيقات

1. يكوِن رئيس القضاء لجنة اتحادية لمراقبة أعمال التوثيقات تضم في عضويتها عدداً من القضاة والمحامين أو أي أشخاص يختارهم ويحدد عددهم رئيس القضاء.
2. يكون رئيس القضاء في كل ولاية لجنة لمراقبة أعمال التوثيقات في الولاية ، من أحد القضاة وممثل من المحامين بالولاية أو من أي أشخاص آخرين.
3.  

اختصاص لجان مراقبة التوثيقات

1. تختص اللجنة الاتحادية لمراقبة أعمال التوثيقات بالأتي:

• الإشراف على جميع أعمال التوثيق بالسودان.
• الإشراف على أعمال لجان الولايات وتوصياتها.

• رفع توصيات لجان الولايات مع أي ملاحظات عليها لرئيس القضاء.

1. تختص لجنة الولاية لمراقبة أعمال التوثيقات بالأتي:

• فحص أعمال الموثقين في دائرة الولاية.
• إجراء التفتيش على أعمالهم ومكاتبهم ورفع توصياتهم إلي اللجنة الاتحادية.

• عمل جدول لقيد أسماء الموثقين بالولاية تطبيقاً لذات الأحكام الواردة فيما بعد بجدول الموثقين.

1. يجب على لجنة مراقبة أعمال التوثيقات بالولاية ما يلي:

• النظر والتحقيق في الشكاوى التي تقدم ضد أي موثق في دائرة اختصاصها.
• إعداد سجل خاص بالشكاوى تقيد فيه تاريخ ورقم كل شكوى.

• إعداد محضر لإجراءات التحقيق.

• إرسال صورة من محضر التحقيق وتوصياتها إلي اللجنة الاتحادية لرفعها إلي رئيس القضاء.

ثالثاً: مؤهلات الموثق

1. يشترط في الموثق ما يلي:

• أن يكون محامياً قضى سبع سنوات في المحاماة أو في ممارسة مهنة القانون أو في عضوية هيئة تدريس القانون بإحدى الجامعات السودانية.
• أن يكون محمود السيرة وحسن السمعة.

• أن يكون مشهوداً له بالأمانة والكفاءة.

• ألا يكون قد أدين في جريمة تتعلق بالشرف أو الأمانة.

1. يجوز لرئيس القضاء تجاوز المدة المنصوص عنها في البند (1) / أ أعلاه إذا كان الشخص المطلوب تفويضه قد اشتهر بالسمعة الحسنة والكفاءة العالية، أو عند اقتضاء الضرورة أو المصلحة العامة.
2. يجب أن يكون للموثق مكتب يزاول فيه أعمال التوثيق ويشترط فيه:

• ألا يكون في دائرة أماكن الدلالات ومعارض السيارات ومكاتب سماسرة العربات والأراضي.
• أن يكون محل تعامل الموثق مع العملاء منفصلاً عن مكان عن مكان انتظارهم وعن مكان عمل الموظفين العاملين معه.

1. يجب على الموثق أن يمارس أعمال التوثيق في المكتب الذي أقرته اللجنة المختصة ، الذي تم منحه سلطة التوثيق بموجبه، ولا يجوز له تغيير المكتب إلا بعد إخطار اللجنة بذلك، إما ابتداءً عند تقديم طلب منح سلطة التوثيق أو بعد منحه تلك السلطة.
2.  

1. لا يجوز للموثق الانتقال لعمل التوثيق إلا في الحالات المنصوص عليها في ميثاق أخلاقيات مهنة المحاماة.
2. لا يجوز للموثق الانتقال إلي أماكن الدلالات وصالات العرض واستخدام الوسطاء واستجداء العملاء، أو إتباع أي مسلك يتجافى مع وقار مهنة المحاماة.

طريقة التقديم للحصول على رخصة التوثيق

1. يقدم طلب منح سلطة التوثيق للجنة المختصة مصحوباً بالشهادات التي تثبت توافر الشروط المذكورة في الفقرة (ثالثاً).
2. على اللجنة المختصة أو من تفوضه من أعضائها زيارة مكتب المحامي مقدم الطلب، وتحرير تقرير عن مقر المكتب ومحتوياته ومدى استيفائه للشروط اللازمة.
3. توصي اللجنة المختصة لرئيس القضاء بمنح سلطة التوثيق للمحامي مقدم الطلب – بعد التحقق من توافر الشروط اللازمة.
4. على اللجنة المختصة إخطار المحامي مقدم الطلب عند رفض التوصية بمنح سلطة التوثيق، ويجوز لمقدم الطلب التظلم من ذلك القرار إلي رئيس القضاء أو إعادة تقديم طلب جديد لمنح سلطة التوثيق بعد زوال الأسباب التي أدت إلي الرفض.
5. يجب على اللجنة المختصة إخطار المحامي مقدم طلب التفويض، بقرار رئيس القضاء، إذا كان بالموافقة على منح سلطة التوثيق وذلك لإعداد خاتمه البارز، مع نماذج توقيعاته باللغتين العربية والانجليزية مختومة بالخاتم البارز، بعدد تحدده اللجنة حتى يصدر رئيس القضاء الأمر النهائي بمنحه سلطة التوثيق.

رابعاً : جدول المحامين الموثقين

1. ينشأ جدول لكل المحامين الموثقين في السودان، تسجل فيه أسماؤهم وتاريخ منحهم سلطة التوثيق وعناوين مكاتبهم المعتمدة لدى اللجنة ويؤشر في هذا الجدول بأية ملاحظات توجه للمحامي الموثق.
2. يتم تجديد سلطة التوثيق سنوياً بعد سداد رسوم قدرها 100دينار ويجب على المحامي الموثق عند التجديد تقديم المستندات التالية:

• إيصال سداد رسوم تجديد رخصة المحاماة.
• إيصال سداد الرسوم المقررة لتجديد سلطة التوثيق.

1. يتم قفل جدول المحامين الموثقين في اليوم الواحد والثلاثين من مارس.
2. يجب على اللجنة المختصة مخاطبة كافة الجهات الرسمية بأسماء المحامين الموثقين الذين لم يتم تجديد تفويضهم وفق ما سبق.
3. يجوز للجنة المختصة أن تعيد قيد أي محامي موثق بالجدول إذا أبدى المحامي الموثق أسباباً معقولة لتأخيره عن المواعيد المحددة وذلك بعد سداد الرسم المقرر.

(4)

1. يجب على المحامي طالب تجديد سلطة التوثيق أن يقدم إلي اللجنة المختصة سجل قيد التوثيقات، وصور توثيقات العام السابق لفحصها ويجوز للجنة إعادة زيارة مكتبه.
2. يجوز للجنة المختصة رفض التوصية لرئيس القضاء بعد الفحص ويجب عليها تدوين أسباب الرفض وإخطار المحامي طالب التجديد بذلك.
3. يجوز للمحامي الذي رفضت اللجنة إعادة قيده بالجدول التظلم لرئيس القضاء.

خامساً:  التصديق على الوثائق

1. يجب على الموثق عند التصديق على الوثائق الالتزام بالضوابط المقررة وبروح الانضباط والحيطة والحذر اللازم توفرها لدى اتخاذ أي إجراء قضائي.
2. يجب أن تكون الوثيقة المراد التصديق عليها مكتوبة كلها بالآلة الكاتبة ، ولا يجوز له التصديق على الوثائق المعدة سلفاً أو المحررة بخط اليد، ويجب أن يحدد في الوثيقة تاريخ تحريرها.
3. يجب على المحامي الموثق أن يدون في الوثائق أسماء الأطراف والشهود وأوراقهم الثبوتية ، ولا يجوز له إثبات معرفته للأطراف أو الشهود كبديل للأوراق الثبوتية.
4. يجب ألا تخالف محتويات الوثيقة المراد التصديق عليها نصوص أي قانون ساري المفعول، ويجب أن تسمى بنفس المسميات الواردة في القانون الذي يحكم موضوع تلك الوثيقة.
5. يجب على الموثق أن يذكر المقابل المتفق عليه بين الأطراف لذلك التصرف الذي يتم توثيقه.
6. يجب على الموثق أن يحرر الوثيقة المراد توثيقها بعدد من الصور بقدر عدد أطراف الوثيقة، ويسلم صورة منها لكل طرف وأن يحتفظ في سجلاته بصورة من الوثيقة التي قام بتوثيقها.
7. يجب على الموثق أن يتلو محتويات الوثيقة على أطرافها وشهودها قبل التوقيع عليها وان يثبت ذلك عند التوثيق.
8. يجب أن تحمل الوثيقة المصدقة رقم تصديقها وتاريخ التصديق.
9. يجب أن يعد الموثق سجلاً يشتمل على التفاصيل والضوابط الأتية:

• رقم تصديق الوثيقة حسب تسلسلها.
• تاريخ التصديق.

• أسماء أطرافها وشهودها وأوراقهم الثبوتية.

• ملخصاً وافياً للوثيقة التي تم التصديق عليها يتضمن نوع التصرف وشروطه ومقابله ومحله.

• أن تكون الأرقام المتسلسلة عن كل سنة على حده.
•  

• عدم تكرار أرقام الوثائق.

• عدم ترك أرقام خالية في السجل.

• عدم إلغاء أية وثيقة تم قيدها في ذلك السجل.

1. مع مراعاة البند (9/ج) من الفقرة (خامساً) في حالة إلغاء أي وثيقة تم التصديق عليها ، يجب على المحامي أن يحصل على أصل وصور الوثيقة ، ويؤشر عليها بالإلغاء، ويحتفظ بأصل وصور الوثيقة الملغاة مع الوثائق التي يحتفظ بها.
2. لا يجوز للموثق أن يصدق على أي وثائق خاصة بالزواج أو الطلاق أو الهبات أو الوصايا أو الوقف بالنسبة للمسلمين.
3. لا يجوز للموثق أن يصدق على أي وثائق خاصة بالزواج بالنسبة لغير المسلمين.
4. يجب على الموثق وضع الدمغة المقررة والدمغة المفروضة بقانون الدمغة على كل تصرف.
5. لا يجوز على الموثق توثيق أية وثيقة تكون ترجمة لمستند ما لم تكن صادرة أو معتمدة من جهة مختصة.

سادساً: التصديق على الوثائق الخاصة بالعقارات:

1. لا يجوز للموثق أن يصدق على أية وثيقة خاصة بالتصرف في العقارات الخاضعة لأحكام قانون تسوية وتسجيل الراضي لسنة 1925م إلا بعد الإطلاع على شهادة بحث لذلك العقار.
2. يجب أن تكون شهادة البحث المشار إليها في البند السابق مستخرجة في تاريخ لا يجاوز سبعة أيام من تاريخ التصديق على الوثيقة الخاصة بالتصرف في ذلك العقار.
3. يجب أن تكون شهادة البحث المذكورة مستخرجة من مكاتب تسجيلات الأراضي بغرض التصرف المطلوب تصديقه.
4. يجب على الموثق أن يحتفظ بصورة من شهادة البحث المشار إليها وان يؤشر على تلك الصورة بما يفيد أنها صورة طبق الأصل ، ويوقع عليها ويختمها بخاتمه ويرفقها مع صورة الوثيقة المحفوظة لديه.
5. يجب على الموثق أن يوضح في وثيقة التصرف الخاصة بالعقارات المقابل الحقيقي لذلك التصرف.
6. لا يجوز للمحامي الموثق أن يصدق على أية وثائق تتعلق بنقل ملكية عين أو ملكية منفعة أي عقار مسجل باسم حكومة السودان فعلاً أو بحكم القانون. ومع ذلك يجوز للموثق أن يصدق على الوثائق الخاصة بالتصرف في حيازة أي عقار بشرط أن يكون ذلك العقار مسجلاً بالمجلس المحلي المختص ومفروضة عليه العوائد ، أو كانت هنالك حيازة فعلية للمتصرف. وعلى المتصرف في هذه الحالة تدوين أوصاف المباني المشيدة على تلك القطعة موضحاً حدودها الموجودة على الطبيعة.

سابعاً: التصديق على الوثائق الخاصة بالمركبات:

1. لا يجوز للموثق أن يصدق على وثيقة خاصة بالتصرف في أي مركبة ، إلا إذا كان ذلك التصرف صادراً من مالكها – أو وكيله المسجل في سجلات السلطة المختصة.
2. تثبت ملكية مالك المركبة إذا كانت عربة ، بشهادة البحث المستخرجة من سجلات شرطة المرور فقط، وتثبت ملكية باقي المركبات بوساطة شهادة بحث من السلطات المختصة.
3. يجب على الموثق عند تصديقه على أي تصرف خاص بمركبة مراعاة الأتي:

• الإحتفاظ بصورة من شهادة إثبات ملكية المركبة.
• التأشير على هذه الصورة بأنها صورة طبق الأصل.

• التوقيع على هذا التأشير وختمه بخاتمه.

• الاحتفاظ بهذه الصورة مع صورة الوثيقة المحفوظة لديه.

ثامناً: التصديق على التوكيلات

1. لا يجوز للموثق أن يصدق على أي توكيل بالتصرف في أي عقار أو مركبة بأي نوع من أنواع التصرفات إلا إذا كان التوكيل من مالكها المسجل،وتثبت الملكية بشهادة البحث الصادرة من تسجيلات الأراضي، في حالة الأراضي المسجلة أو من المجالس المحلية في حالة الأراضي المسجلة بسجلاتها أو بشهادة الملكية الصادرة من شرطة المرور في حالة كون المركبة عربة ، أو بشهادة الملكية الصادرة من الجهة المختصة في الحالات الأخرى.
2. لا يجوز التصديق على أي التصديق على أي توكيل صادر من وكيل إلي أي شخص آخر إلا بعد التأكد من سلطة الوكيل في التوكيل الأصلي بتوكيل غيره فيما أوكل فيه ويجب إثبات ذلك في الوثيقة عند التصديق عليها، ويجب أيضاً إثبات رقم التوكيل الأصلي وتاريخه في هذه الوثيقة، كما يجب على الموثق الاحتفاظ بصورة من التوكيل الأصلي وأرقامها مع صورة التوكيل الذي قام بتوثيقه.
3. لا يجوز توثيق أو قبول أي توكيل صادر من وكيل الوكيل المخول له توكيل غيره.

تاسعاً : الرسوم

لا تمنح سلطة التوثيق إلا بعد سداد رسوم قدرها (500دينار) خمسمائة دينار سنوياً ، بالكيفية التي يحددها رئيس القضاء.

عاشراً: أحكام عامة

تعتبر القواعد والأحكام الواردة في قانون المحاماة لـــ1938ـسنة وميثاق أخلاقيات المهنة والمنشورات والتوجيهات الصادرة من رئيس القضاء فيما يتعلق بأداء المحامين وسلوكهم وجزءً من أحكام هذه الضوابط.

(7)

حادي عشر : أحكام انتقالية

تقوم اللجنة الاتحادية بالتعاون مع لجنة قبول المحامين بحصر وإعداد سجل للمحامين الذي سبق منحهم سلطة التوثيق قبل صدور هذه الضوابط وذلك لقيدهم في جدول قيد الموثقين.

ثاني عشر : العقويات

1. دون المساس بأية عقوبة منصوص عليها في أي قانون آخر يعاقب كل موثق يخالف أحكام هذه القواعد بما يلي :

• الإنذار – أو
• سحب سلطة التوثيق.

1. يجوز للموثق أن يتظلم من أية عقوبة صادرة ضده للسيد رئيس القضاء بوساطة اللجنة المختصة – ويجوز لرئيس القضاء إعادة سلطة التوثيق إلي المتظلم متى ما رأى ذلك مناسباً.

صدر تحت توقيعي في يوم الاثنين السادس من محرم سنة 1413هـ الموافق السادس من يوليو سنة 1992م.

جلال علي لطفي

رئيس القضاء

*معنون إلي رؤساء الأجهزة القضائية

*المسجل العام للأراضي

* رؤساء التسجيلات

*مديري شرطة المرور

صورة للسادة :

*مدير عام الشرطة

*كل المحاكم

*لجنة قبول المحامين

*ديوان النائب العام